月月的會計師事務所筆記

大家好，我是月月。

繼上一篇「#35-[查核工作]-工作細節提醒2/3：工作底稿」，聊到關於事務所作底稿的細節提醒，希望透過一點點的建議讓大家更有效率的產出品質更佳的底稿，減少工作和加班的痛苦~~有興趣的捧由請點回去看唷~~

今天接著要聊的是最後一篇的工作細節啦~主要的內容會談到關於電子文件管理、通訊錄和建議IC設定手機收信的事，希望聊完這些事兒，能為查核工作段的文章畫下(我認為的)完美的句點啦~~(我想得到的都已經挖出來了，沒談到就是我真的沒想到der，還有勞各位讀者捧由們踴躍提供給我哦!!)

查核工作的文章結束之後，接著想要深入聊聊在事務所工作的心得/心情/心態，一點點的寫出身在其中的各種(肉體&精神上的)痛苦和掙扎，其中還包含一個非常重要的題目：到底要不要離職！希望可以用過來人的角度，用文字記錄下過程中的那些猶豫煩惱，並且提出分析和說明，給身陷事務所中不知該如何是好的捧由們一點方向。

好的，自我工商的時間結束，以下回到今日第一個題目：電子文件管理。

說到電子文件管理，就讓我想到網路上一張圖片。

圖片的左邊寫女生，上半部是房間整齊的畫面，下半部卻是電腦桌面超級亂的樣子；右半邊寫男生，上半部是房間超亂，下半部卻是車子裡面超級乾淨的模樣。

這裡我不討論男女生房間整不整齊的問題(我沒有戰男女啊啊啊啊啊----)，看到電腦桌面卻讓我十分有感觸；在事務所女生的人數還是比較多一點，確實，真的很常看到一些女性同事的電腦桌面真的很亂……不過我也看過男生的也一樣亂(不過比重真的比較少)，讓我這種有文件管理潔癖的人十分崩潰。

我的電腦桌面雖然不能說是極度乾淨，但各個區域一定有各自的目的。比如這一區是查核工作歸檔用、這裡是查核工作進行式用、這裡是私人資料、這裡是系統相關Link等等；所有桌面上的資料我一定會作區分，並且把要留底的資料存放在對應的固定資料夾裡，不會再使用的檔案則全部刪除。

(以下開始介紹我個人的文件管理階層，請配合下方圖片使用哦~)

在事務所工作，我個人設定的電子文件管理方法就是，有一個自己名字的資料夾放在D槽，裡面點開有各大項的分類，而且各項目一定會編上編號，好讓資料夾的順序符合我的需求，比如「1.查核工作2.行政相關3.工作參考4.個人5.其他」等。

「1.查核工作」之下會對每一個客戶分別開一個獨立的資料夾並且加上編號，依照各公司的重要程度進行排序，比如「1.A客戶2.B客戶3.C客戶」等等；每一個客戶的資料夾點進去會區分年度，同時會加上另外一個「Final Report」的資料夾，大概長這樣「105年度、106年度……Final Report」；每一年的資料夾點進去大致會分成「合約、財報、稅報」(如果客戶在該年度有重大變動，比如新購入子公司等等，我就會獨立開一個新的資料夾)，財報會分「105Q1、105Q2、105Q3、105Q4」，各Q點進去會分「PBC、底稿、各版報告」，各版報告點進去，我會詳細記錄報告的順序、產出時間和階層標記，比如這樣：

「1.105Q4A客戶財報_20170201_Raw

2.105Q4A客戶財報_20170210_經協理OK

3.105Q4A客戶財報_20170211_會計師OK

4.105Q4A客戶財報_20170314_客戶OK」

至於Final Report，就會直接區分為財報或稅報，然後直接把當期完成的報告放進去。(比如105Q1 A客戶財報_Fianl、105 A客戶稅報_Final，我習慣把Fianl報告最後面加上「_Fianl」，增加辨識的容易度！)

有人或許會問，這一套階層這麼多，每次急著要找東西的話不會很麻煩、浪費很多時間嗎？

沒錯吼，我確實遇過這個問題，所以我後來的解決方法就是，把當期正在進行中的資料夾另存一個捷徑(short cut)在桌面上，放在處理中的區塊裡，這樣我在找資料的時候就不需要一層一層一層的剝開你的心哦不是啦，是一層一層的往下點開資料夾，這也是增加效率的方法哦。

這一套文件管理的階層，是我第二年當上IC之後才慢慢摸索出來的，大家當然可以有自己的一套管理方法，如果沒有的話歡迎直接參考哦~

然後電腦桌面啊，可以整理整齊就盡量吧。身為IC，常常有機會需要使用投影機投影電腦螢幕(比如開會或者是授課等等)，如果很亂就像醜媳婦見公婆一樣啊啊啊；相反的，看到別人的電腦桌面很整齊的時候會不由自主的增加這個人的好印象。

我想這裡的加分，是因為我認為管理桌面就跟管理自己的生活是一樣的，見微知著，看這個人的桌面整理是否整齊，就能看出他的生活和工作是否井然有序。等各位到了業界有固定辦公座位之後，就會發現辦公桌更是個人的實體展現，從桌面的擺件到清潔、整齊度等等，都可以看出這個人的工作態度和一些特質！(不過我知道有一些Auditor在事務所是沒有固定座位的，那就只好先把電腦桌面整理好囉~)

再來要提醒各位IC的是，請一定要養成把重要紙本資料掃描成電子檔留存的習慣！

工作這幾年遇過太多次，有一些經過上司/客戶簽名或用印的資料完成之後，IC或Staff隨手就歸檔了沒有留底，隔一陣子要用的時候又要花時間調底稿等待資料、或是還要特地再跑回事務所拿，真的很麻煩！所以建議大家，如果可以的話，客戶的公費合約、會計師簽名的檔案或頁面、只有拿到唯一一份紙本的PBC等等，儘量花一點點時間掃描成電子檔吧！

如果願意的話，也儘量把所有的底稿都使用電子檔的方式留存，這樣以後外勤就不用帶好幾疊厚厚的紙本底稿了！豈不快哉！

講完了文件管理，以下就是其他的提醒事項了。

接著要講的是通訊錄。其實我在前幾篇文章就有陸陸續續提過建置通訊錄的重要性，但是因為實在太重要了，所以決定拿出來拖台錢再講一遍。

請大家在各種場合下拿到名片之後，不要想著留下名片做管理，也不要只是拍照，最好的就是認真的用Excel建立屬於你的通訊錄，把所有名片上的資訊都記錄下來，連帶還有一些在閒聊中得知客戶的資訊，比如說哪位窗口最近生小孩啊、哪位會計家裡有養狗狗啊等等，也請一併留底。(話說，用Excel可以加快搜尋的速度，大推！)

建通訊錄這件事，是我剛進事務所時，經理在第一天就教的。

這件事情雖然聽著瑣碎，但是很常在有一些臨時的需求時派上用場；以前很常看到，經協理臨時要找某一位客戶的誰誰誰，然後負責案件的IC就開始進Outlook用對方的名字當作關鍵字，開始搜尋是不是有往來信件的簽名檔，可以查到對方的連絡資訊。

說真的，如果你是我帶的Staff，客戶資料還這樣找的話，我一定會把你找出去好好聊一聊。

至於其他的附帶資訊，則是用來加深與客戶的關係。

我記得有一次跟還不太熟的客戶閒聊時說到，她家養了一隻柴犬還開了FB的粉專，她沒有叫我加但我回去之後馬上就點讚，然後下一次在客戶面前就開始聊她帶那隻柴犬去哪裡玩啊、毛色很漂亮怎麼照顧的啊等等等，然後這位客戶就和我開始變得很熟啦~~要資料和問問題都能幫我快速處理！潮爽der~

其實，客戶關係對我們這一份工作是非常重要的，畢竟因為工作性質，我們經常需要向他們索求資料，如果發現問題還要請對方回覆說明，這些都算在客戶平日繁忙的工作之餘加重他們的工作！所以如果能讓客戶喜歡你，那麼很多問題、很多資料都能優先得到幫忙或解答，根本就是如有神助！

所以啦，建議各位一定要建通訊錄，除了管理聯絡資訊，聯繫客戶感情，還能培養自己的細心，並減少搜尋聯絡資料的時間哦！

大推！

講完了通訊錄，接著要講的就是手機收信了。

話說，以前在當Staff的時候，只要工作做完了，周末根本不想帶電腦回家；當升上IC之後，即便周末沒有急迫的工作，我也一定會帶電腦回家。

以前根本不想設定什麼手機收信，最好是下班之後公司或客戶就聯絡不到我最好了；但是當上IC之後，基於對工作的強大責任感，就馬上設定了手機收信。

老實說，設不設定沒有絕對，還是要看大家自己對於工作時間以外時間、進行工作的願意程度；我也曾經在休假的時候收到客戶臨時緊急信件，一收到就馬上委辦代理人幫忙處理，還好時間來得及，讓客戶對我十分放心。

我覺得，人和人之間的相處都是要靠一點一滴信任感累積；設定手機收信這件事情，除了讓旁人明白我對這份工作負有責任感之外，還能在緊急的時候給予協助，一點點在事件中建立起和旁人的信任；進一步來說，也能在緊急的時候尋求同事的協助，增加互動的機會；我認為這些都是可遇而不可求的，也是工作以外的、對你職涯的加分。

所以啦，雖然我沒辦法舉出特別讓人印象深刻的例子，但是還是建議IC們都能在升上的第一天，就設定手機收信。

事務所的工作既繁重又繁瑣，如果沒有責任心，是做不好這份工作的。

希望和各位IC們共勉之。

好的，那麼以上就是關於工作細節的最後一篇分享，希望透過說明文件管理、建通訊錄和設定手機收信的Why和How，來幫助各位優化查核生涯。

J

往後定期(頻率約當是每兩週一篇)更新「心態」段的文章，希望透過更深入的文字，把我在事務所的經歷一點點寫成文字留下紀錄並幫助大家~

如果你有什麼想進一步了解的事務所相關內容，歡迎留言給我讓我知道，我會視情形排入我的寫作規劃中。

如果對事務所的工作或故事有興趣，歡迎到我的「部落格概述」裡頭尋找其他我已經寫過的文章哦！

那麼，我們下回見啦！

2019/5/1

月月