大家好，我是月月。
繼上一篇「#34-[查核工作]-工作細節提醒1/3：TB、明細帳和科餘表」，聊到關於事務所作底稿一定會遇到的TB、明細帳和試算表，並進一步解說了其中的組成和分析的方法，有興趣的捧由可以點回去複習唷~
那麼今天想接著聊的，是在整個事務所查核工作的生涯中，一樣偏向細節、但IC很常遇到的、Staff的錯誤；希望透過我的整理，能幫助小朋友們不要再犯一樣的錯，也幫助IC少費一點唇舌(IC可以直接把這一篇丟給Staff看就好了XD)
今天的題目比較雜一點，基本上幾個沒辦法塞進其他文章裡的題目都會放在這一篇；如果看完有不懂、或是有其他沒提到的問題，也都歡迎留言給我哦!
那麼以下就好戲上場啦！
首先想講的是系統。
在事務所關於系統的議題可以分成兩個面向：一個是客戶換系統，另一個是事務所換系統。
在我四年的查帳生涯中，只遇過那麼一次客戶換系統，基本上發生的頻率不高，而且客戶也有提前告訴我，所以轉換起來還順利。
如果你問我感覺怎麼樣？
我會說，嗯~其實還好啦，不過就是讓我白髮多了好幾根、花了不少時間轉換底稿(畢竟轉換順利還是要花時間轉啊！)、還有帶小朋友的時候更辛苦而已啊~QQ。
基本上遇到客戶換系統，提醒大家第一件事要做的事，就是一定要跟客戶拿到新舊系統的所有會計科目對照表！
再強調一次，請大家一定要逼客戶交出新舊系統的會計科目對照表。
事務所歷來的查帳底稿基本上都是透過客戶的會計科目編號在分配和編製的；今天一旦變動，不管變動多還是少，都會對底稿的編寫都會產生影響，更遑論是整個系統的會科都不一樣了！
拿不到科目對照表，根本就可以不用出報告了！
另外，除了對照表之外，也請大家要花時間調整TB裡前期各科目的分類和餘額。一般情況來說，在查帳時拿到的TB裡頭，所有會計科目相比前期頂多就是新增或減少幾個科目，不太會有什麼重大的變動；所以拿到客戶的TB(Excel)之後就可以直接直接匯入事務所系統裡的TB(系統電子檔)，再進一步產出查核前大表(大表通常都會包含本期和前期數字)、各細項科目的餘額和分類表，並以此進行查核工作。
但是客戶的系統變了，TB裡的前期數字如果不跟著新系統作調整，那麼跑出的報表就會失去兩期的可比較性，對事務所來說，這可是一件很嚴重的錯誤！IC一定會被靠北到飛上天的！
所以啦，提醒各位IC，拿到新舊系統的科目對照表之後，請一定要預留時間修改TB裡的前期數，並嘗試著預先把報告以及底稿裡的數字邏輯進行調整，以避免忙季時間不夠，一邊查帳還要一邊改底稿，大家一定會崩潰der！！
以上是客戶改系統，還有另外一種就是事務所自己改系統。
基本上，相比前者，這一種讓人更痛不欲生。
尤其是改系統的第一屆，由於本人很榮幸的參加了這場盛會，我只想說，這種前無古人後無來者的切膚之痛，簡直堪比吞刀刮腸飲灰洗胃！
一般來說，事務所的系統都是來自國外事務所寫的系統，再導入台灣使用。第一次適用的時候，初期會需要大量的上課時間，同時各組還需要培訓種子成員，進一步壓縮各位忙碌的事務所生涯；實際使用的時候，通常又沒有人可以真的一步一步教你、讓你問，所以只能自己查系統裡全英文的操作QA自己摸索，然後還要教小朋友怎麼用系統，甚至還要教經協理和會計師怎麼在系統裡簽名；歸檔的程序通常也會跟著調整，然後在忙得不開交的忙季裡讓人更加痛苦！是不是很刺激啊！(以上種種都是本人曾經經歷過的血淚啊QQ)
現在回想起來，大概也是因為那一次被逼著又要學同時又要教，才能讓我培養出這麼抗壓、快速自主學習的能力吧(拭淚)。
再來，事務所還會遇到的情況，就是客戶是純手工記帳。
以台灣來看，中小企業或是基金會真的非常的多，所以我在事務所四年來，幾乎每一年都會遇到手工帳的客戶。(不過我也一直很疑惑，為什麼這麼小型的客戶還需要請到四大出財報？畢竟四大的公費真的不便宜啊！)
老實說，手工帳的客戶通常帳務的量比較少，查起來會比較快一點點；但是相比一般用系統記帳的客戶，很多提供的會計資料都是紙本的，相對來說又會比一般客戶花更多時間；客戶提供的TB、明細帳都是一本本的帳本，一來需要在事務所系統的TB透過人工輸入各科目的餘額，二來查看科目明細的時候只能使用紙本慢慢翻，都會增加資料處理時間。
所以總的來說，兩種客戶的加班時間都差不多QQ
不過以我自己來說，手工帳的客戶窗口不知道為什麼，都比較有人情味一點。
可能是企業規模偏小，員工之間的來往比較頻繁，氣氛比起大公司稍稍比較融洽一些，連帶的問問題或是要資料都方便一點~不知道大家的看法是否和我一樣？
講完了客戶端，以下來講底稿裡面的一點眉眉角角。
首先啊，第一年查帳的小朋友，通常會被分配到比較簡單、或者是查核風險比較小一點的科目，例如現金、其他流動資產、不動產、廠房或設備(以前的固定資產)、其他資產、借款、股東權益、營業費用、營業外收入或支出等等。
以下特別想提到的，是關於不動產、廠房或設備的變動表。
一般來說，尤其是製造業，因為資本支出是非常重要的現金投入項目，所以不動產、廠房或設備通常會很金額龐大，所以雖然風險不算特別高，但還是很重要。
在不動產、廠房或設備的查核方法中，除了實體的盤點、資產的分析性覆核外，最重要的就是編製不動產、廠房或設備變動表，而且變動表的數字是需要詳細揭露在財報上的，是以雖然不難，但一樣很重要。
不動產、廠房或設備變動表的編製方法，基本上就是把資產分成幾個大種類，將這段期間內每一種資產的成本、增加、處分、折舊等一一列出來，並確認加總後的餘額能夠核對到會計帳上的總數，就算是一張正確的變動表。
不過，我過去發現很多小朋友在編變動表的時候，可能是看不懂前期底稿，又或者是不懂怎麼抓數字，常常會把增加或處分的數字，直接把成本的兩期數直接相減就交卷了。
各位朋友啊，如果把兩期的成本數字直接相減，當然變動表一定會平，但這樣就等於把實際的新增和真正的處份數字淨額掉了，這樣的表達是不對的，無法真的表達出公司在此筆資產的增加或減少啊！
正確的作法應該是，要進會計明細帳將不動產、廠房或設備資產的項目全部撈出來，依不動產、廠房或設備種類分項之後，把所有新購入資產的成本加總作為本期實際新增數、把處分資產成本金額加總作為本期實際處分數，才能在變動表上真實的表達出所有公司資產的變動情形啊！
(真的太常看到聰明的小朋友直接把兩期數對減，讓我不得不跳出來大聲疾呼啊！)
接著要來講一些底稿的注意事項。
可以的話，請大家最好在底稿上要使用Excel的公式，一來可以保持追蹤數字來源的軌跡，二來可以保持邏輯一致(下一期可以直接使用)，讓底稿儘量做到自動化產出你要的數字，那麼以後做底稿才會又快又好。
再來是希望大家可以善用Check。
所謂的Check就是指，很多時候某兩個數字必須要相等，在底稿中把那兩格數字直接相減，並且說明相減必須等於零才是對的，就是設定了一個Check；這樣在以後編底稿的時候，就能夠更快確認自己的邏輯是否正確，再來可以避免改了A忘記改B，造成整張底稿錯誤；此外，設Check也可以讓後期研究，為什麼這兩個數字必須相等，如果不相等是不是因為本期有特殊原因造成？
基本上好處很多，強烈建議大家這麼做！
再來是Tie底稿。
Tie底稿的意思就是說，在所有底稿裡都要留下公式以外的、可以在紙本上直接讀出來數字來源的記號。
以底稿的放置順序來說，通常都是以客戶的資料出發，一路Tie數字Tie到底稿或報告上，才能確定我們留底的數字來源正確。
不過，每一間事務所甚至是每一個組的Tie底稿規定都不太一樣，各家有各家習慣的方法，所以這裡我就不描述細節，但是希望大家要重視Tie底稿。
畢竟Tie底稿這也是一種底稿邏輯的表達方法，你不好好Tie數字的話，後人根本不知道你這個數字是從哪生出來的，你可是會被怨恨的！
以前剛升IC的時候接了一本稅報，由於前手是非常聰明但是不重視底稿細節的人，所以整份底稿的數字很多都不知道到底是從哪來的，害我連續加班兩個禮拜只為了同一本報告QQ，希望大家要努力造福後人，而不是遺留禍害啊！
再來，底稿務必要整理的乾淨整齊，交給IC覆核之前請務必自己先翻過一遍，看排列順序對不對(包含電子檔！)、底稿簽名有沒有正確、有沒有應該檢查到卻漏檢查的；用一個自己就是IC的角度再檢查一遍，相信我，這一個把關花不了多少時間，卻幫了我非常多次、減少我犯下愚蠢的錯誤，讓旁人都覺得我非常細心。
有看以前文章的朋友應該都知道(應該吧?)，我本人其實非常的粗心，但自從在事務所學到自我把關這一招之後，從此之後上司、客戶對我的評價都是十分細心，非常神奇！比神奇海螺還要神奇！請大家務必試試看！
在Excel底稿裡，如果有什麼神奇的公式看不太懂，建議可以拜求Google大神自己研究一下，真的看不出個所以然來可以先問問看同梯的朋友們，通常一梯5.6個裡面，總有一兩個摸過Excel的人，有遇到這種人的話，記得多巴著他們不放，他們在你往後的查帳人生中會幫上非常多忙的！
如果好死不死身邊沒有這種同儕，再想辦法往上問吧。
再來，如果一個問題自己研究了10分鐘還是不懂，最好就趕快問，先問同儕、再問資深同事，真的不行就再往上問IC。
我反覆強調提醒，外勤時間寶貴，你如果繼續自己鑽研下去，浪費的都是自己的睡眠時間啊！千萬母湯！
最後一點，一般來說底稿封面通常都會請小朋友依照前期做。如果有不懂的話，或是本期跟前期有那些不一樣，請先問清楚再做。
或許你會問，底稿封面什麼的，講起來跟一般底稿的注意事項一樣，為什麼還要特別拿出來講？
朋友啊，那是因為你沒想到更深一層的東西。
一般來說，底稿本身會計師可能不太會看(畢竟IC和經協理都會看了，會計師一季要看的Case那麼多，大多都直接看報告而已)，但是底稿封面會計師是看得很清楚啊！請各位IC注意，千萬不要底稿很完美、封面很掉漆啊！要為自己在會計師前面留一點面子啊！
好的，今天就從系統講到底稿的細節注意事項，下篇要分享的就是事務所工作的資料管理和其他注意是項囉，請大家下篇待續啦！
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往後定期(頻率約當是每兩週一篇)更新「查核工作」段的文章，希望透過更深入的文字，把我在事務所的經歷一點點寫成文字留下紀錄並幫助大家~
如果你有什麼想進一步了解的事務所相關內容，歡迎留言給我讓我知道，我會視情形排入我的寫作規劃中。
如果對事務所的工作或故事有興趣，歡迎到我的「部落格概述」裡頭尋找其他我已經寫過的文章哦！
那麼，我們下回見啦！
2019/4/27
月月
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