大家好，我是月月。
在上一篇「#49-[其他]-事務所常用Excel技巧2/2」裡，花了不少篇幅說明了Excel操作的「進階應用」，都是我近10年來大量使用Excel工作的精華結晶，歡迎有興趣的朋友點回去看哦~
如果對Excel還不夠熟悉，建議先看「#48-[其他]-事務所常用Excel技巧1/2」，裡面講的是比較適用初學一段時間的「基礎操作」，也一併分享給大家~
那麼今天要來講我最喜歡的議題：時間管理！
出社會工作之後，我深深的發現，對時間是否時時抱有節省意識，對於工作的效率會有非常重大的落差。
在事務所的時候因為大家太喜歡用Skype聊天/抱怨/討拍/追男女友……(當然偶爾還是會講工作)，所以雖然工作量很多，但是根本沒有優先順序的概念，導致許多時間就浪費在只能用來培養感情的閒聊；現在在一般企業上班，我基本上是完全關閉掉聊天軟體的，這讓我的工作績效連年第一，主管覺得我的動作很快、很放心把工作交給我(可能有人覺得這不是好事，但對我來說，是對我時間管理成果的考核)。
對我來說，時間是生命中最重要的資源之一，我會想要盡我可能的把握住！
話說以前大學時期，那時還年輕、也沒什麼閒錢，只有時間大把大把的，每天沉迷在參加系上活動和看日劇(當然書還是有在念)，日子稱得上十分愜意順心；但即便如此，不知為何，我還是對時間管理這個議題充滿了興趣。
當時除了上課，我不知道如何自主學習有興趣的題目，所以我並沒有從圖書館借書或跑出去上課(畢竟學校不太開這種課的)，而是偶爾泡在PTT的「Time management」版，看看大神們發了什麼文章。
但是，因為沒有經歷過基礎知識的理解和操作的鍛鍊，所以即便看了許久仍然看不出什麼門道；久而久之，這份興趣就隨著我開始要準備考研究所、過忙碌而充實的碩班生活和進入水深火熱的事務所，而漸漸被我遺忘。
現在回想起來，如果我能夠早日學會時間管理的技巧並應用在事務所的忙碌工作上的話，我現在的年收入可能就double起跳了哈。
不過！直到我離開事務所有了自己的時間、也開始熟悉自學的方法、開始從圖書館借書、學會上網研究相關的議題之後，我終於重拾起對時間管理的喜愛，透過大量的看書、看網頁、看影片、上課，經過各種嘗試之後，終於找到我最喜歡的時間管理方法：
The Ivy Lee Method，我稱之為6件事法則。
這個法則非常的簡單，但是在正式使用之前，需要一些對時間管理的知識與概念才能理解，所以本篇文章的大綱如下：
1.時間管理概念
2. The Ivy Lee Method等方法
3.我使用的工具
4.其他Ref
在公司裡我有參加讀書會，所以曾經把許多我有興趣的議題系統化整理出來分享，但時間管理這個議題我反而因為太喜歡、看過太多書和影片，在寫這篇文章之前從來沒有系統化整理過。
所以啦，各位讀者朋友都是我的貴人，如果不是為了要寫給各位看，我可能一輩子都不會去整理我學到的時間管理知識(懶病~)；同理，如果不是為了要開部落格，我也一輩子不會去整理我在事務所的各種經歷、學到的各種體悟。
一切都要感謝各位一路以來的陪伴！
好的，感性時間結束，以下就回到時間管理的概念吧。
時間管理的概念多如牛毛，以下整理出幾個我個人覺得特別實用的概念，並區分成「初階」和「進階」，以下先從初階開始囉！
初階-1. One thing
One thing，簡單來說就是做一件事。聽著簡單，但做起來可是攸關時間管理的成敗啊！
時間管理有一個最重要的概念，不是說你多有條理、多有自制力的把所有事情完成，才叫做時間管理；真正的時間管理，是把時間當成重要的資產，並且把資產花在刀口上！
簡單來說，就是要把所有事情排定優先順序！不是想著把所有To Do List上的事情完成，建立To Do List，是為了認清楚優先順序之後，把不重要的事情外包或刪掉！
Youtuber 艾爾文有一句話，他說：「最重要的是，把最重要的事，當成最重要的事！」
我第一次聽到這句話的時候驚為天人！原來我在時間管理學習中不斷來回奔走，汲汲營營，卻連這句這麼簡單、卻這麼重要的話都沒有完全落實！自此，待我將這句話完全融入我的生活之後，我的高效能人生才終於展開。
在這裡我想推薦一本書叫做《聚焦第一張骨牌：卓越背後的超簡單原則》，書本的原文就叫做《One Thing》，這本書的概念很簡單，就如同書名一樣，讓我們要找到第一張骨牌。
骨牌大家都知道，只要你的放置位置正確、大小適當，只要推動第一張骨牌，那麼後續所有的骨牌都會隨之坍塌。
書裡有一句非常重要的關鍵：「做哪件事情，可以其他事情更輕鬆，或不必做？」找到這件事情，他就是你的第一張骨牌，也就是你當下要聚焦的One thing！
在尋找第一張骨牌的時候，也可以參酌20/80法則哦！
把80%產出的20%的工作找出來，那就是你要專注的地方；把20%產出的80%的工作找出來，然後刪掉或外包吧！
初階-2. 拒絕多工(Multi-tasking)
一次專心做完一件事，一定比你一下做A一下做B一下又跳到C的效率來得更高。
當你分心之後(不論主動或被動分心)，要重新回到原本工作上並且達到分心前的專注程度，需要投入的精力會比一開始就沒分過心還高。這些大量工作的切換，加速消耗了你的精力和注意力，造成效率的大幅降低。
或許你會想問，為什麼有些人就是可以多工啊？
其實他們並不是真的做到多工，只是大腦快速切換的能力比較快；但切換久了，一樣會產生注意力大幅減少的問題。
最好的方法應該是，在這件事情結束之前不做其他的工作；如果突然想到其他工作的idea，這時請善用其他記錄工具，比如便條紙或google keep等，待一切工作完結之後，再來思考其他的內容。
初階-3. 不想做的事情優先做
這個觀念來自一本書，叫做《想成功，先吃了那隻青蛙》。
基本上，如果所有工作中，這件事你就是最想逃避、最想拖延，那麼就最應該把這件事放在第一優先；用書中的概念來說，如果要吃青蛙，就先把最醜的那隻給吃掉。
在這裡不是要培養大家的M體質哦XD，主要是因為人性本來就是趨吉避凶、討厭麻煩的，所以最不想做的事八成就是對你最重要的事情，而且做完之後也會帶來最大的成就感，能讓你更從容的面對其他工作。
另外如果可以的話，建議大家可以早上做「有生產力的工作」(最不想做的事)、下午做「沒生產力的活動」(比較輕鬆的事)，我自己現在也是這麼工作的哦！
初階-4. 清空大腦
比起記憶，大腦應該用來思考！
我們太習慣依賴腦部來記憶，但隨著事情越來越多，大腦要同時記憶和思考的需求越來越大，常常會發生許多慘案。
所以如果可以的話，把大腦內所有想做的事、即將要做的事和正在做的事全部倒出來吧！可以寫在一張紙、筆記本或者是google keep裡，然後定期更新紀錄，或是空閒的時候再從裡面找你的靈感。
以我自己來說，我有我的To Do List，把隨手想到的事全部記錄進去，然後再找時間安排計畫，再細部規劃每一個項目的完成時間。
總之，我儘可能讓大腦用在大量思考上，而非單純記憶上，如此一來既可以減少我對記憶的焦慮，又能增加腦部思考的空間，大推！
初階-5. 設定Dead Line
對我自己來說，所有工作不設定Dead Line的話，就等於根本不會完成。
但是有一種情境是，如果你給自己的時間越多，你就會到那個時間才把工作完成；所以我建議在真正的Dead Line前設定一個自己的Dead Line，那麼你就會更有驅動力想在你設定的Dead Line前完成！
初階-6. 工作切割
人們一天的意志力其實非常的有限，就像手機的電池一樣隨著時間慢慢歸零，所以如果遇到重大的工作，請不要抓過來就開始埋頭苦幹，最好的做法是把工作進行切割，像遊戲一樣一段時間專心完成一項，中間安排適當的休息，如此才是效率最高的工作方法！
初階-7. 雜事SOP化
事務所應該有不少行政事項，久久做一次，可是每次都想不起來上次到底是怎麼做的。
建議第一次花一點時間了解流程、直接SOP化，投資一次的時間就可以讓以後都不用再浪費時間，根本划算！
這就是標準的骨牌啊！
至此講完了初階方法，以下就直接進入進階囉↓
進階-1. 請務必明白，工作時長不等於效率
我覺得這個是我在事務所犯的最大迷思錯誤，常常已經加班加得頭昏眼花了，但還是捨不得下班，覺得自己非得要把手上的東西做完才行。
當然，除非明天就要交、火燒屁股了，否則最好事前規劃、按部就班做較佳。
前面也提到，每個人一天的精力和意志力實在太有限了，所以花費在哪裡比較值得，請大家好好評估思考！
進階-2. 減少收發email的次數
這裡的減少次數不是叫你不要收信，而是請你集中在固定的時間統一處理email。
前面有提到，多工是高效工作的死敵！其中最常見的，就是電話和email。
建議在專心工作的期間把email關掉，一天只在固定幾個時間收發email，比如每2個小時一次等等，降低分心的情境，也能大幅增加工作效率。
進階-3. 深度休息力
我把這個放在進階，是因為我覺得難度稍微比較高。
所謂的深度休息力，是指說終於可以放假的時候，不要只是癱軟在床上或沙發上滑手機追劇，而是應該主動的完成某些平常一直很想做的事。
舉例來說，我平常就會收集想做的事，等周末有空的時候就會開始規劃安排一件一件拿出來完成，例如我想看一部電影、吃一間餐廳、看一本書等等，透過主動安排休閒活動，而非被動的接受資訊，可以幫助心智更快速恢復，達到深度休息的結果！
進階-4. 不吃早餐
這一點我覺得是進階中最困難的，因為台灣的早餐真的很好吃XD
我自己目前也是不吃早餐，然後對比以前在早上真的很想睡，現在早上的精神真很好；我想是因為早餐沒有進食，血糖一直非常的穩定，所以精神力不會受到血糖影響，自然工作起來就更順暢啦！
不過做這件事的前提是，你的胃還不錯，否則請大家不要輕易嘗試！
截至目前為止我已經幾個月不吃早餐了(不過中午會吃比較多、然後睡個午覺)，我已經非常習慣了，早上的工作效率讓我非常滿意！
概念部分講到這裡，幫大家建構起這些知識之後，接著要來講我自己在使用的Ivy Lee Method(六件事法則)：
1.寫下明天6件事(初學者3件)
2.排重要順序
3.只能按照順序完成
4.當天沒完成的移至隔天(補齊到最多6件)
5.重複執行
這些方法看似簡單，其實內容包含非常多上述提到的時間管理概念。
比如只能寫6件事並且排工作順序，就是幫助你聚焦在重要的事情上；只能按照你編定的順序完成，也就是讓你無法多工，只能一件一件來。
我自己會拿公司發的日誌本，每天寫下要做的工作，然後依據重要程度排列順序，然後一件一件完成。
為了完成我日常大量紀錄、安排工作的需求，我會使用Google Keep收集我的To Do和其他想法，有空的時候就會點開來看哪些有空做，然後純參考資料的話就會每個月整理歸檔到我的Evernote。
一般的工作會寫在公司發的日誌本上，行程則是使用google calender來規劃，而且因為可以同步使用網頁版和手機，所以公私的行程規劃都很方便~
我的私人項目則會寫在筆記上，我有使用Bullet Journal的習慣，幫助我靈活調整日常生活所需。
對於Bullet Journal，因為裡面牽涉的資料非常多，所以我就不多談，只Refer到一位youtuber的影片：Jasmine：《如何做好時間管理？你一定要認識「Bullet Journal子彈日記」》。這部影片是中文的介紹影片中，我覺得算是講解Bullet Journal最清楚好懂的影片，請有興趣的朋友自行參考囉~
一路講到這裡，我對時間管理的分享算是告了一個段落啦~
如果想更深入了解這個議題，我推薦參考以下幾位的資料：
1.ESOR(電腦玩物)的網站：裡面有大量生產力、時間管理的文章，非常值得挖寶！
2.Youtuber：艾爾文，我非常喜歡這一位的影片，他有著我非常羨慕的財務自由，又渾身充滿了正能量，他的影片我只能含淚力推了！
3. Youtuber：Ryan Wu，這位的重點不在做影片，所以影片的品質比較粗糙一些，但是內容卻非常經典！我第一次聽到Ivy Lee Method也是從這位學來的，仔細聽他的影片可以學到非常多時間管理、情緒管理、行銷、個人品牌等等的知識，我個人大推！
好的，那麼以上就是關於時間管理的各種概念、技巧和工具，希望各位可以學起來、嘗試著應用在事務所、一般工作乃至於生活中；如果願意的話，也邀請還在事務所的朋友把實際適用的經驗回饋給我，我實在太想知道時間管理在事務所到底有沒有辦法落實適用？
J
往後定期(頻率約當是每兩週一篇)更新「其他」段的文章，希望透過更深入的文字，把我在事務所的經歷一點點寫成文字留下紀錄並幫助大家~
如果你有什麼想進一步了解的事務所相關內容，歡迎留言給我讓我知道，我會視情形排入我的寫作規劃中。
如果對事務所的工作或故事有興趣，歡迎到我的「部落格概述」裡頭尋找其他我已經寫過的文章哦！
那麼，我們下回見啦！
2019/7/26
月月
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