大家好，我是月月。
繼上一篇「#13[制度習慣] 底稿的重要性」講完了查核底稿的重要性和功能之後，想必大家已經能夠充分理解事務所為什麼這麼重視底稿的原因~今天想繼續就制度習慣面的議題，跟大家說明關於事務所的行政雜務工作。
你或許會覺得很奇怪，阿不就是個行政雜務為什麼也要寫？要寫就算了為什麼還要寫成兩篇？(#14是Staff篇、#15是IC篇，IC篇產出中~)是不是想作者想拖台錢啊？
沒錯！我就在拖台錢。
哦，不是lar，其實是這樣的。
誠如在前幾篇文章中所提到，有別於一般公司的營運，事務所是一種自成一格、自我運轉已久的龐大體系，對剛進去的小朋友來說，有太多需要注意的眉眉角角，所以想特別獨立出來提醒大家注意。
此外也因為事務所的外勤工作眾多，人員時常來來去去的，所以有很多行政事項都必須透過線上電子表單來申請和控管，也造成了表單滿天飛，小朋友問號也滿天飛的情況。
有鑑於此，月月才想針對初進事務所的小朋友提出簡單的介紹說明，讓各位在進去之前就能大致掌握事務所的行政作業概況，這樣就不用在一開始學習如何進行查核工作之餘，還要面對多如牛毛的行政作業規定而不知所措啦~(是否佛心壓~)
對於行政作業，首先要想跟各位介紹的就是事務所電子表單的使用。
電子表單可以說是事務所行政工作的重要控制程序，幾乎所有行政項目的服務申請都需要用到，所以大家應該能想見其使用的頻繁程度。
但在開始介紹之前想提醒一下，畢竟我也只進過一間事務所~故只能就我進的「那間」所使用中的表單來為大家舉例說明，其他所或許有類似的管理機制但名稱不同，還請大家取其意不取其形~
以Staff的角度來說，事務所的行政工作中最常見以下幾種電子表單，請容我一一道來：
首先是time report，工作時數表，用來記錄每個人每一天分別針對哪一些專案進行多久的工作紀錄。
事務所審計部門的工作是類似「專案性質」的工作，意思就是說，將一個客戶一年度的財報+稅報工作視為一個專案，每個專案都要分別計算匯總出各自的收入、成本和費用，全部加總之後就能組成整個事務所的損益。
而所謂的專案收入，就是公費；專案成本，就是使用掉的查核人力成本；費用則是一些其他部門的分配，例如資訊部門、打字部門、收發部門等等等。
在講time report的內容之前，我想先來跟大家聊聊關於事務所查核人力成本的算法，聽完這個應該就可以知道為什麼有些時候IC不讓你報加班費還跟你說code已經爆掉了是怎麼回事。
一樣，每個事務所對人力成本可能有不同的計算方法，而我家的算法簡介如下：
基本上每一個員工都會依照職級而有不同的charge rate，隨便舉例，假設一年級一個小時的charge rate是1,000元，二年級是1,500元，三年級是2,000元，副理是2,500，經理是3,000元，協理是4,000元，會計師則是10,000元(這些金額並非等於真實的時薪，而是事務所用來報價、評估公費的基礎，只要能算出各專案人力需求和直接工作小時數後再和charge rate相乘，就可以大概得出公費報價的金額，當然還要另外加上支援部門的coda和讓客戶殺價的空間~)。
假設這個case的公費是20萬元，經過討論之後上面決定這個案件可以讓審計部門用來報支人力成本的預算金額是40萬元(通常預算會比公費還高，因為一開始就把charge rate墊高了(指大於實際時薪)，所以人力成本可動支的預算也要跟著墊高才行~雖然兩者墊高的比率並不相當囧)。
假設這個客戶的年報查核需要一年級、二年級和三年級(IC)各一個，所以外勤總共需要charge 40小時，那麼預算動用的金額就是(1,000+2,000+3,000)*8小時*5天=240,000(如果有額外加班的話當然也要算進去)，如果這三個人查年報都沒有加班(怎麼可能~)，那麼這個案件的可動用預算餘額就剩下40萬-24萬=16萬元。
然後要注意的是，這個16萬元還要分給稅報、還有經協理及會計師使用，所以code能夠不爆掉真的是老天保佑才能辦到啊~是否開始感覺到專案預算管理的壓力啊~ﾟヽ(*´∀`)ﾉﾟ.: ). ‧☆,:*:‧\(￣▽￣)/‧:*‧°☆*
講了上面這個案件code(剩餘預算)的計算方法，現在來回到time report的話題。
一般來說小朋友通常會跟著IC出好幾個案件的外勤，所以在每一間案件都需要管理code預算的情形之下，這時候time report就派上用場啦！
每個專案都會有一個案件的代碼，當你在客戶A出了一個禮拜的外勤時，IC就會請你在time report上填A的案件代碼並申報40個小時的上班時數，第二個禮拜則會請你填客戶B的案件代碼一樣40個小時，然後系統就會依據你的申報小時數分別歸類計算每個專案使用掉的預算和剩餘預算，用來讓IC管理每個專案的預算~(糟了，講著講著就不小心越界進入了IC的行政雜務篇了)
咳。
總之呢，每個客戶都會有固定的代號，這個代號可以用來填入time report、或是底稿歸檔等等，是個非常重要的行政管理歸類依據，對於學生來說可能最貼近的大概就是選課代碼的感覺吧~就是那種沒事你不會記得，要用的時候可能又很重要不然很麻煩，然後除非你是案件的相關人員(例如IC)否則你很難記起來的那種東西~
我們家是每兩個禮拜填一次time report，除了工作code之外還有一個「辦公室行政雜務」這種工作代碼可以填，基本上填這種就代表「我沒有工作可以做、整個人無所事事遊手好閒唷^.<」。
填這種工作代碼時，我的人力成本不會歸進任何一個專案裡，但是會歸進類似「大眾池」的工作代碼裡面，最後還是會影響會計師的紅利餘額，有聽說如果報得太多是會被上面關注的~
但遙想我當年離職前，因為手上案件的預算已經幾乎見底，而以我當時的副理職位來說，報1個小時可以讓小朋友報2~3小時的加班，所以後來我幾乎一天只報2小時左右的專案Code，剩下的就報在「大眾池」裡了囧~
大概維持了幾個月吧，不過我是沒有被約談就是了哈~
另外延伸一下，依據勞基法規定，雇主必須留下勞工的出勤紀錄並保存五年。事務所基本上是沒在打卡的，畢竟外勤太多了，頂多就是把識別證當成門禁卡使用而已，所以為了符合法令的規定一定會要求員工填time report。
我記得我第一次填time report的時候填了快一個小時，現在想起來真是不知道在幹嘛哈哈哈，等上手了之後大概5分鐘就能神速填完了，畢竟工作忙碌，懶得花太多時間在這種行政事項上~
再來相關的應該就是計程車資申請單吧~
計程車資分兩種，一種是日常車資，通常需要能直接歸屬於某一個專案才能填單報帳，再由該專案的經協理核准即可。
另外一種是夜歸計程車資，以我們所內來說，只要加班超過10點之後就可以坐計程車回家，再填單申請報帳。這種夜歸的報帳算是事務所全體會計師一起買單，所以不需要歸進某個專案，但是需要簽核到所屬會計師→是不是很刺激啊~
另外，由於所得稅法查核準則針對計程車資並沒有要求單據，可以由經手人自行申報即可，所以有很多上下其手的空間(我這樣講出來會不會被盯上啊QQ)。以前曾經有過下班之後組上的會計師或經協理請大家一起吃飯，然後為了不要遲到我們通常會坐計程車去餐廳，然後經協理就會說車資可以報某某專案，SO~
在夜歸計程車部分，因為我家住新北市，事務所和大部分的客戶公司都在台北市，所以我回家的每趟計程車資都要300~330不等，有時候忙起來兩個禮拜之中只有2、3天不用報夜歸計程車，所以累積起來一次報帳(兩個禮拜報一次)的金額真的很高，每次加總之後都擔心是不是會被退件(畢竟我是真的加班、也真的付出了這些計程車錢，快把錢還我啊Q口Q)。雖然如此，但其實我從來沒有被退件過，想來這也算是補償的一部分吧。
其他會用的表單還有底稿歸檔單，基本上每次出完外勤都需要完成正式的電子檔和紙本檔的底稿歸檔，兩者都需要填單並讓經協理和會計師核准。據說如果沒有在規定期限內歸檔，會計師是會被記點的，所以每次經協理都會逼得非常緊，這也導致可能會有匆匆歸檔因而散亂不全的情形(畢竟不是每個會計師都會仔細翻看每一份底稿，了不起看看報告而已~)
以上是staff階段比較會碰到的表單，但是要提醒大家的是，每個事務所都有自己的規定，所以遇到的情形可能不全然相同，請大家要自己依工作實際情形判斷調整嘿~也不要問說為什麼別所這樣規定我們家要那樣規定，你的IC會在心裡吐槽問你為什麼不進那間要進這間的~
此外，填表單算是行政工作中比重比較高的工作，雖然難度不高，但是要請大家仔細填寫，畢竟有很多表單是會影響到到其他行政部門的工作的，而且通常是為了「管理」才會設置這張表單，有些表單又會影響到會計師的獎懲，所以在填寫時務必要確認清楚才填，該給誰簽名也千萬別忘記啦!!
最後，所謂的行政其實還有很多除了表單以外的事情，例如送報告給打字部門打字或印刷啦、底稿和報告需要層層覆核(先IC再經協理再會計師)再往上送啦、偶爾幫組上訂訂下午茶或便當啦(我們都會用google表單訂下午茶，超級方便的!!!)、或是客戶搬家要填單子請秘書送花籃啦、借還底稿都有一定的流程啦、有些會計師可以進他辦公室送文件有的只能請秘書轉啊、絕對不要得罪組上的秘書啦等等等，如繁花一般多多到我都想不起來還有什麼了哈。
剩下的細節就等大家進去之後再「如人飲水，冷暖自知」吧，基本上只要能理解上面講的這些東西，你已經可以贏一狗票的小朋友了~
那麼以上就是針對Staff希望你們注意到的行政事務，希望提早整理出來讓準備進去的孩子們可以有提早面對這個巨大的、輪轉已久的規則有心理準備。
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往後定期(頻率約當是每兩週一篇)更新「制度習慣」段的文章，希望透過更深入的文字，把我在事務所的經歷一點點寫成文字留下紀錄並幫助大家~
如果你有什麼想進一步了解的事務所相關內容，歡迎留言給我讓我知道，我會視情形排入我的寫作規劃中。
那麼，我們下回見啦！
2018/5/27
月月
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