月月的會計師事務所筆記

大家好，我是月月。

繼上一篇「#14[制度習慣] 行政雜務1/2-Staff篇」針對初入事務所的小朋友們講完了可能會遇到的、比較重要的行政雜務，緊接著就要針對各位辛苦的哀兮IC們來講講你們會進一步遇到的那些十分阿雜的行政事務啦!

提醒一下，#14雖然是Staff篇，但是為了講解日常填報time report的概念，有提到事務所審計專案案件的一些預算計算方法，這對IC來說非常非常的重要，請各位即將升IC的朋友們記得連回去看一下哦，在這裡就不再贅婿贅述~(以免有人說我騙字數脫台錢哈~)

事務所的生態其實很特殊，跟一般公司相比，當Staff、上面有人帶你工作的日子其實只有短短的1~3年(我個人就是只當了1年Staff就跳升的血淋淋範例)，然後你馬上就會被各種花式趕鴨子上架，開始面對長長長長……的IC人生，終日管理各種案件、面對各種客戶，對比於我親眼所見的業界是完全不同的；在業界工作這幾年下來，我時常眼看著前人就算表現得再好、主管再喜歡、績效再高分，但沒年資就是沒年資、沒位子就是沒位子，你還是只能蹲在原本的職位上苦等。

事務所縱然因為流動率高而發展出高壓濃縮的學習模式、以求快速培養出可以直接上戰場的IC，但老實說，也正是因為如此，在事務所才待4年多的我已經提前具備了其他同事所不足的管理經歷。舉例來說，我的大主管時常會跳過我的小主管、直接把我抓進辦公室裡討論如何管理人力和分配資源、如何面對跨部門的溝通、如何面對大主管的主管提出的種種異想天開要求等問題。我雖然是部門內資歷數一數二小的，但管理整個團隊的經驗可能還比大主管稍微豐富一些些。(因為我在事務所管過的最高人數是我大主管的兩倍，So~)

老實說，在事務所的這幾年，除了學到專業知識、工作上的嚴謹之外，還進一步的學到了人際溝通、如何面對你的老闆們、如何管理你的部屬們，當然還有如何排解情緒、如何追求效率、如何獨立解決問題、如何謀定而後動。

這些大部分都是我在事務所學來的，對我現在的大主管來說，那些當然都是專業工作之餘的一大加分。

(不過我在事務所倒是沒學好如何養生、如何減重和如何培養個人興趣，這些都是我離職之後才慢慢發展起來der~有機會以後再聊。)

是以在寫文章的時候我對IC總有特別多的話想說，才會把一些主題的文章區分為Staff篇和IC篇，雖然我一直很好奇這樣區分對讀者來說到底是好不好，不過既然已經這麼做了，我就不打算中途改變做法，如果讀者朋友們有其他的意見也歡迎留言給我讓我知道，作為我寫文的動力和改變的契機哦!

從我過去的經歷來說，Staff時期很痛苦是因為要適應新的工作環境、新的工作流程、新的人事物和新的生活型態，但升上了IC之後只有更痛苦，因為開始有操不完的心、煩不完的惱、做不完的工作、下不來的肝指數和體重(哦，這個好像不是IC才有的煩惱)，我甚至可以這樣說，在事務所工作的日子，除了跟同儕的打鬧互嗆講講垃圾話等等是一整天連續工作轟炸裡的慰藉之外(哦還有淡季不用出報告外勤或老闆們都不在的日子)，其他的幾乎都在痛苦掙扎翻騰扭轉中度過。

而IC的工作一直都很忙碌，每每到了周末想逃避不想工作不想帶電腦回家都會有無比的罪惡感，如此日復一日、周而復始的被各種工作糾纏著，簡直是比體脂肪還難分難捨，比快被正宮發現小三更讓人焦心，比被逼著喝酒而且還是威士忌更辛嗆熱辣，比「問君能有幾多愁，恰似一群太監上青樓」更讓人痛心疾首啊！！！

關於IC實質的工作內容，請容我用上面這一段「譬喻」來表述IC們酒後的心聲，以後會有專門一篇來描寫詳細的內容，我大綱都擬好了所以絕對會寫下來給各位IC們「臨表涕泣」的，這裡我們還是先拉回到行政工作吧。(我好像已經離題離了大半篇了哈哈哈)

好的，回到IC的行政雜務主題。

IC們除了面對查核工作之外，還有各式各樣的行政工作要做，請容我模擬一下一位IC一整年的工作：

好不容易年報+季報+稅報結束了，一整年的查核工作就這樣告個段落，6月短短一個月的淡季終於可以好好休息、請一個禮拜的年休假出國去玩一趟、好好犒賞自己一整年的加班+痛苦+委屈+辛勞+肩頸痠痛+…...，回來之後輕鬆地歸檔、上班中間還可以偷偷去買一杯星巴克跟同儕一邊喝咖啡一邊聊是非，突然，燈愣！7月到了，請開始第二季季報!

通常很多夥伴會在6月離職，但是新人又大多在9月才補進來，所以第2季季報很常中槍成為重災區，人力短缺讓IC只能含淚跳下來自己做底稿，趕著趕著8月過了終於把報告交出去了，然後就要開始規劃新一年度的簽合約和開Code(確定每年度的查核工作案件編號)。

今年雖然只過完2/3，但是通常會提早在年底前把下一年度的合約完成，IC為了合約需要準備非常多的文件，例如整理客戶去年度的財務狀況、填完事務所的「公司繼續經營假設評估」的表格、獨立保密協議聲明書巴拉巴拉的，這些文件如果是IC自己做大概2~3天就能做好，如果是小朋友自己做可能要一個禮拜都還不一定好，覺得煩惱~~(這時候可以把小家的案件請小朋友幫忙做，上市櫃公司這種比較重要的可以分區塊，複雜的IC自己做、簡單的請小朋友做，這樣又能培養小朋友、又能節省時間產出正確率較高的文件)；接著請經協理、會計師覆核完成之後需要再上事務所的案件管理系統開立這個客戶新年度的專案，建立該客戶該專案該年度的code代碼，再把合約書寄給客戶覆核、給會計師用印、寄給客戶用印、取得用印後合約再歸檔。

中間還需要進事務所的預算管理系統編製預算，然後為了怕預算報表還需要開始規劃下年度查核的人力需求、預算分配(細節請詳#14內的說明)，然後9月通常會有各種受訓，安排大約1個禮拜左右的時間訓練所有事務所人員，例如更新新的法規重點啦、新的事務所查核政策啦、新的會計公報規定啦等等等，(幸福所會把新進的一年級和四年級分別帶去楊梅受訓一個禮拜，這裡也發生過可歌可泣的事件，以後有機會再聊~)，還有9月會新進小朋友，要開始帶領新的小朋友和2年級互相認識啦、帶他們認識事務所環境(尤其是各種行政類部門，例如打字部、資訊部、收發部、人資部等等)、介紹我們組上負責的客戶、經協理和會計師的習慣啦、還要記得帶去跟秘書打打屁認識，然後就讓他們翻看看以前的底稿和報告啦、請他們跑腿送文件或印東西等等。

10月開始又是第3季的季報了，在9月底前要先把第2季的財報拿出來，參考事務所出的財報釋例修改成第3季的欄位和格式，等查完了就可以直接把數字填進去，又因為所有上市櫃公司都會搶在9月底前整理第3季的報告格式給打字部門，所以要嘛就要提早送進去才不會卡件，要嘛就是要和打字部門的管理阿姨套好關係，讓你隨時可以優先卡位~打字部門整理好報告之後要請2年級帶1年級的小朋友一起檢查報告前期數是否正確以及校稿，避免打字阿姨打錯又沒被發現。

然後除了報告之外還有電子底稿，需要開一個電子底稿的PACK(類似資料夾的概念)，然後工作分配好了之後請小朋友們在10月正式出外勤之前把底稿的日期什麼都先期推好，然後排定經協理的報告覆核時程給經協理，同時要跟客戶確定外勤的時間、董事會的時間、PBC(客戶提供資料、Provided by Client)的清單等，等客戶結完帳之後馬上開始動工。

外勤當天拿到試算表之後馬上開始架TB(系統中的試算表，可以用這個TB直接跑出查核前後的BS、IS等)，然後進行差異分析和各種查核程序並記錄在底稿裡、抓調整分錄、回答小朋友和客戶所有疑難雜症、回答經協理一切都在進度上能夠準時交報告、同時身為IC的你還要覆核所有Staff的底稿、抓報告數字、上報告數字之後送回給打字部阿姨、還記得要順便買杯咖啡給客戶的主要窗口，以感謝他幫忙之名行賄路之實，增加客戶關係可以讓以後做事情更方便，每天加班之餘偶爾刷一下「靠X會X師」看大家是不是都過得跟自己一樣慘。

出完外勤、報告打字完成、底稿follow清完之後把底稿和報告整理好一併交給經協理覆核，然後花一個禮拜時間跟經協理清底稿和報告的follow再給會計師覆核，最後再給客戶確認，都完成之後就可以填單請打字部定稿然後印刷出正式的報告寄給客戶，然後安排小朋友們開始歸檔，把所有檔案依照組上的規定整理完成，再請經協理和會計師覆核之後正式歸檔，恭喜大家賀喜大家，這一次的季報又順利度過啦!!

然後到了11月底左右又要開始排客戶的內控查核以及稅抽外勤，內控流程正確性會關係到客戶財報產出的正確性，所以在事務所的規定之中內控也是重要的查核範疇，稅抽則是為了因為5月會很忙，所以通常會在內控外勤的時候一併針對營收和成本費用等損益表科目的明細一一檢視其收入與成本的憑證，以確認該入帳的憑證是否依照法令規定、金額正確且傳票經適當核准。

一轉眼12月又要到啦，要趕在年底前把第4季的電子底稿PACK先建立起來，然後完成所有查核規劃階段的文件，例如APM(Audit Planning Memorandum，查核規劃備忘錄)等等，以確定客戶的電腦環境沒有重大變更、高風險科目是否有所增加、查核程序是否需要變動等等等，然後一樣依據事務的財報釋例編寫第4季的查核報告請打字部門整理，然後提前發銀行函證以免塞車、跟客戶約定12/31當天進行存貨、不動產廠房及設備、有價證券和零用金等盤點時間，敲定明年的外勤和董事會時間，詢問客戶今年是否有新的重大交易事項並和經協理討論如何進行查核，然後記得中間要找時間送個飲料給組上的祕書打好關係，在忙季開始前再找個時間放鬆一下，然後跨完年之後就要開始瘋狂的查帳人生啦!

1~3月在忙年報，4月在忙第1季季報，5月在忙稅報，然後一轉眼，你又度過了一次忙季，年度結算時發現有一些案件預算爆掉了，經協理把你叫去辦公室念了一頓，然後簽單子給會計師核准預算超支數。

雖然如此，但經協理還是幫你調了薪，你打開一年來只刷過這麼一次的存摺本子，看著這年度中進進出出的薪資和領錢的紀錄，發現自己的本子餘額好像突然又多了10幾20幾萬，然後覺得自己賺了這些錢但好像都沒什麼時間可以花錢，一邊覺得自己很心酸，一邊覺得老子賺了這麼多錢就是要拿來花的啊然後開始揮霍。

然後年復一年，直到離職。

好的，一口氣寫了這麼多，模擬了IC一整年的工作之後，各位IC們是否開始漸漸地覺得自己其實很偉大很厲害呢？

是的，IC們真的很辛苦，你們是事務所最重要的一群人，沒有你們，財報出不出來、撐不起整個資本市場的運作，請千萬不要小看你們的工作，你們清的每一個follow、做的每一項查核、修改的每一個報告數字，都能幫助資本市場往正確的方向發展，投資人可以依據你們的報告做出正確的投資決策，金錢的流向可以引導市場淘汰掉不適任的企業。

這樣一講，是否能讓各位IC們意識到自己的使命繁重呢^^

是的，IC光是行政工作就已經多如牛毛、密若繁星了，所以啦，請各位小朋友們好好幫助你的IC；如果你已經升到經協理甚至是會計師了，那麼恭喜你之餘，也請你們不要忘記了以前當IC時的心情，好好善待你麾下的IC們，讓他們從消耗財變成資本財吧。

那麼以上就是針對IC的行政雜務介紹，這一篇的寫法比較不太一樣，捨棄掉以往的條列式說明，改採編年體依時敘述的方式記錄下每一年IC所要面對的行政事項，希望能讓你們看得更有感覺一些。

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往後定期(頻率約當是每兩週一篇)更新「制度習慣」段的文章，希望透過更深入的文字，把我在事務所的經歷一點點寫成文字留下紀錄並幫助大家~

如果你有什麼想進一步了解的事務所相關內容，歡迎留言給我讓我知道，我會視情形排入我的寫作規劃中。

那麼，我們下回見啦！

2018/6/5

月月